👥 Organiza buenos 1:1

Soy de la opinión de que deberíamos tener el mínimo de reuniones al día. Una reunión no es más que robarle su tiempo a otras personas y, si son reuniones superfluas que no aportan nada, deberían evitarse. Sin embargo, hay un tipo de reunión que, como manager, nunca deberías saltarte y que es la base de todo nuestro enfoque: los 1:1.

Como líderes o managers, el 1:1 es nuestra principal oportunidad para contribuir a nuestros equipos en su carrera, ayudarles a crecer y, como suelo decir, que el día que decidan cambiar de trabajo, puedan optar por posiciones superiores tanto a nivel de impacto como a nivel económico. En nuestro sector, la rotación es inevitable, ya sea interna o externa. Nuestro mayor logro y donde dejaremos huella en las personas con las que trabajamos es en su futuro, cómo les hemos aportado en su crecimiento y desarrollo. Para ello, los 1:1 son nuestra principal baza.

🤔 De acuerdo, pero ¿qué es un 1:1?

Un 1:1 es un meeting privado y periódico que se realiza con un miembro de tu equipo. La cadencia suele ser semanal o bi-semanal, depende del número que formen parte de tu equipo/os. Requieren una preparación por ambas partes, y en principio debería definir la agenda el miembro del equipo.

Su finalidad es obtener feedback honesto y empático, tanto de tu direct report como de proporcionárselo. Solucionar problemas que hayan surgido esa semana, destacar sus logros y los del equipo así como el momento de detectar posibles conflictos futuros.

No deberían ser meetings en los que se repase el proyecto y las tareas, aunque en ocasiones puede ser el punto de partida para abordar conflictos o temas concretos. Sin embargo, ya hay otros momentos para evaluar el proyecto. Aquí se trata de las personas.

❓¿Por qué debemos tener 1:1?

Principalmente por varios motivos:

💬 Generan un espacio seguro

🫂 Crean relaciones más profundas y confianza

🏃🏻‍♂️ Son intencionadas

♾️  Mejorar el flujo de feedback

💬 Generan un espacio seguro

Para una persona identificar un 1:1 como un espacio seguro les permite ser más conscientes de sus problemas y saber que tienen este espacio para pedir ayuda y abordarlos. Al ser más conscientes de este espacio, tomarán nota, lo prepararan porque saben que en ese momento puede compartir aquello que necesitan. Esto proporciona dos efectos positivos:

• Localizar y abordar problemas antes, evitando que sean mayores
• Bloquea un espacio concreto a la semana para conversaciones, evitando perder el foco el resto de la semana de las tareas de producto.

🫂 Crean relaciones más profundas y confianza

Los 1:1s generan accesibilidad y constancia, tu equipo sabe que estás ahí para ayudarles no solo a nivel de producto, también a ellos de forma individual en su carrera y crecimiento. Gracias a esto generas confianza y permite contibuir a sus necesidades, queda para otro post hablar de La pirámide del compromiso.

🏃🏻‍♂️ Son intencionadas

Podríamos pensar que si hay problemas, tu equipo te lo comunicará, pero no funciona así, probablemente algunas cosas te lleguen, pero que existan estos bloqueos concretos generan intención, cosa que de otro modo quedaría en el aire.

♾️ Mejorar el flujo de feedback

Tener este espacio concreto te permite dar y recibir un feedback más efectivo. Si bien soy de la opinión que el feedback correctivo debe darse lo más cercano al momento en el que ocurrió el comportamiento o acción a corregir, los 1:1’s son espacios perfectos para un feedback más reposado y madurado en el que se trabaje en acciones a tomar.

🗂️ Cómo organizar una buena reunión 1:1

Tres claves a nivel general:

• ⏱️ Tiempo

• 📖 Temas

• ✍️ Proceso:

  • 🗣️ El 1:1
  • 🔄 Seguimiento

⏱️ Tiempo: duración y programación

La clave es ser consistente y crear un hábito:

• Tener 1:1s cada semana o cada dos sin falta: Los 1:1 son sobre problemas y crecimiento. Para lo primero debe ser cuanto antes mejor. En mi caso actualmente tengo 9 personas y realizo los 1:1 de forma bi-semanal, mi agenda actual no permite hacerlos de forma semanal, sin embargo trato de bloquear media hora con espacio por si deben ser de una hora.
• Mismo día, a la misma hora. Ser consistente permite construir un hábito para ambas partes a la hora de prepararlos. Puede haber ocasiones que deba modificarse, pero por regla general debería ser siempre el mismo día de la semana y a la misma hora.
• Programar tiempo suficiente. Suelo bloquear 30min aunque con espacio tras esos primero 30 para alargar lo que fuera necesario hasta una hora.
• No las canceles, y si no es posible mantener el horario, ofrece u8n nuevo espacio siempre.

📖 Temas: cómo llevar la reunión y de qué hablar

Los temas deben venir marcados por tu direct report. Puedes empezar con una pregunta mejor que “¿Cómo estás?” puedes empezar buscando ser más específico y sentar el foco “¿Cómo estás esta semana?“. Así pasas el liderazgo de la reunión y eres específico.

Suele ocurrir que los primeros minutos se centren en el proyecto, puede ayudar a abordar problemas específicos pero deberías alejarte al máximo de ello. Como base:

• Aprende a escuchar. Haz avanzar la conversación con preguntas que profundicen en lo que está diciendo.
• Ten un plan B. Ten siempre un par de temas para desbloquear la conversación: desarrollo personal, metas u objetivos pasados, temas surgidos en 1:1 anteriores.

✍️ Proceso

Cada persona tiene sus métodos, en mi caso tengo una plantilla que uso para cada una de las personas con las que hago 1:1. En dicha plantilla tengo 3 apartados:

• Objetivos
• Logros
• 1:1 concretos

Para mi el proceso tiene dos partes, el meeting y su seguimiento:

🗣️ El 1:1

Aunque no siempre es posible estructurarla de la misma forma, procuro tener un patrón mental que garantice la mayoría de los siguientes puntos.

Crear un ambiente seguro: Iniciar un buen 1:1 significa establecer desde el principio un ambiente de confianza y apertura. Por eso, siempre intento dirigir la conversación hacia algo más personal en lugar de hablar exclusivamente sobre el proyecto. Me gusta preguntar cosas como: ¿Cómo fue tu fin de semana?, ¿Cómo está la familia?, Sacar algún tema de ocio, cine. libros, música, videojuegos.

Estas preguntas no solo nos ayudan a romper el hielo, sino que también me permiten conocer mejor a la persona con la que estoy hablando. No olvidemos que tenemos vidas fuera del trabajo. Esto me ayuda a tener una visión más completa de las situaciones que pueden estar afectando al equipo.

Además, en mi opinión este enfoque ayuda a crear un ambiente en el que el equipo se siente seguro para hablar. Al mostrar interés en ellos como individuos, no solo como profesionales, les estoy enviando un mensaje: valoro tu contribución y quiero tus motivaciones, preocupaciones y cómo puedo apoyarte mejor.

Una buena 1:1 comienza por construir un espacio seguro y de confianza, y una manera efectiva de hacerlo es mostrando interés genuino y real en la persona con la que estoy hablando, más allá de su rol.

• Celebrar: Creo que las reuniones 1:1 son la oportunidad ideal para celebrar logros y resaltar las actitudes positivas de los miembros de tu equipo, si las hay. Esto contribuye a fortalecer el ambiente seguro que empezaste a crear en la fase anterior.
• Actualizaciones de estado: intento limitar las actualizaciones de estado. Ya tenemos tiempos para revisar nuestro progreso y usamos herramientas asincronas para nuestro trabajo. Algunas actualizaciones rápidas son inevitables pero evito prolongar la conversación en modo reporting.
• Salud del equipo: siempre pregunto cómo está el resto del equipo y si han notado algún problema.
• Obstáculos: identificamos obstáculos, ya sean técnicos, proceso o personas. Si hay algún obstáculo, profundizamos, y donde puedo, ayudo a desbloquearlo.
• Resumen y puntos de acción.

En un futuro compartiré mi template por si ha alguien le sirve.

🔄 Seguimiento

Tan importante es el meeting como darle seguimiento. Es crucial seguir las acciones y compromisos a los que se ha llegado. Esto demuestra tu dedicación a tu equipo y sirve como base para tu próxima reunión.

• Diario: Este punto es algo que descubrí hace poco y en lo que estoy trabajando para mejorar. El proceso que estoy empezando actualmente en mis 1:1, creo una nota en mi notion privado y anoto cualquier decisión, punto de acción, cosas que noté, y al final, también doy una calificación de ánimo a nuestra conversación basada en mis sentimientos. Esta practica pretendo que me ayude a futuro a la hora de tomar mejores decisiones y tener una perspectiva global en el tiempo de cara a los periodos de performance review (tema para otro artículo).
• Seguimiento: A partir de las notas, el próximo1:1, se trata de hacer seguimiento de los puntos de acción o llevar la conversación para profundizar en esos puntos que quedaron pendientes o que surgieron en el 1:1 previo.

Conclusión

En conclusión, los 1:1 son un elemento esencial en el liderazgo y la gestión de equipos. No solo son una oportunidad para abordar problemas y destacar logros, sino que también son una plataforma para construir relaciones más profundas y confianza con los miembros del equipo. Además, estas reuniones crean un espacio seguro para un feedback honesto y la comunicación empática, lo que puede contribuir en gran medida al crecimiento y desarrollo del equipo.

Es importante que los 1:1 se realicen de manera regular y consistente, y que se aborden temas relevantes para la persona, no solo para el proyecto o las tareas. Además, es fundamental que haya un seguimiento efectivo de las acciones y compromisos acordados durante estas reuniones.

Para acabar, un buen 1:1 siempre debe centrarse en la persona, no solo en su papel como miembro del equipo. Esto significa mostrar un interés genuino en la persona, así como en su bienestar y satisfacción en el trabajo.