🧠 OKR's. Si. No. Simple.

OKR’s o Objetivos y Resultados clave es un framework para lograr el crecimiento. Como framework, puede aplicarse en muchos ámbitos. Tienen su aplicabilidad en cualquier consecución de un objetivo, no importa el tipo, ya sea como compañia o a nivel personal como salud, alimentación, carrera, proyectos, social o interpersonal.

Son una herramienta muy eficaz para generar crecimiento, de cualquier tipo. Pero, obviamente hay que entenderlos para poder sacarles todo el potencial.

Historia

MBO de Peter Drucker, 1954

Aunque la mayoría de gente asocia los OKR’s a Google, y su crecimiento 10x durante mucho tiempo. La verdad es que el origen de esta idea es mucho más antigua. En 1954 Peter Drucker introdujo el concepto en el libro ”The Practice of Management”. En el por primera vez se comenzó a valorar la gestión o management como una responsabilidad separada. Allí identificaba lo que llamó “activity trap” en la que los managers no eran capaces de dedicar el tiempo a la visión de la compañía y el largo plazo. Así introdujo: MBO Management by Objectives:

1. Definir claramente y acordar los objetivos tanto de los empleados como de los managers aumenta el rendimiento de la organización.
2. 5 pasos: revisar los objetivos organizacionales, establecer objetivos para los equipos, monitorear el progreso, evaluar y dar una recompensa.
3. Tener una participación en la definición de objetivos y el plan de acción aumenta la participación y motivación de los equipos.

Leídos ahora parecen obvios, pero en los 50’s, no lo era precisamente. Además tenían varios puntos débiles:

• Marcar objetivos sobre la producción llevaba a los equipos a lograrlos como fuera, reduciendo calidad y malas prácticas
• Los objetivos ignoraba la opinión de los equipos
• No se lograba una motivación ya que los objetivos de la compañía no se alineaban con los objetivos de crecimiento de los equipos.

OKR’s de Andy Grove, 1970s

Andy Grove como CEO de Intel cogio la idea de Peter Drucker y la llevó al siguiente nivel añadiendole los resultados clave (Key Results).

La idea es brillante. Los resultados clave permiten medir y ayudar en la consecución del objetivo. Con ellos, tenemos métricas que nos permiten saber si vamos en la dirección correcta en la consecución de un objetivo, además, nos permiten focalizar y pivotar si es necesario.

John Doerr y Google, 1999

En el equipo de management de Intel se encontraba un joven John Doerr que quedó fascinado e impresionado por lo que Intel logró con los OKR’s y que se convirtió en el principal comunicador sobre este framework llevándolo finalmente a Google, en aquel momento 30 personas formaban Google. Larry Page y Sergey Brin los acogieron y desde ese momento formó parte hasta el día de hoy del ADN de Google, siendo tal el impacto, que según sus palabras, son el principal motivo del crecimiento e innovación de Google.

“OKRs have helped lead us to 10x growth, many times over. They’ve helped make our crazily bold mission of “organizing the world’s information” perhaps even achievable. They’ve kept me and the rest of the company on time and on track when it mattered the most.”

Larry Page

¿Qué es un OKR?

Un OKR se compone de dos partes: el objetivo y el resultado clave. Un OKR adecuado describe lo que quieres conseguir y como vas a medir su consecución. Y aquí reside la clave, tener objetivos, sin una forma de medir su consecución, no es un objetivo es un simple deseo. El que y el cómo medir ese que.

Quiero ________ y lo lograré si este resultado se da ____________.

Profundicemos un poco en cada uno de los conceptos:

• 🎯 El objetivo: los objetivos son descripciones cualitativas de lo que se quiere conseguir y que están alineados con un porqué. Ha de haber un porqué para que un objetivo tenga sentido.

  Deben ser épicos, inspiradores y atractivos para generar pertenencia en las personas que deben lograrlos. Su objetivo es motivar y desafiar al equipo.

• 📈 Key Results o resultados clave: Son métricas que sirven de medición de un objetivo concreto. Cada objetivo debería tener entre 2 y 5 resultados clave medibles.

¿Por qué son tan poderosos los OKR’s?

Los OKR’s implican una serie de conceptos clave y cualidades que son las que provocan esos resultados finales, de crecimiento 10x de Google. Obviamente, es algo que no vas a obtener en sus primeras aplicaciones, pero una vez los domines, te van a aportar muchísimo y vas a notar un salto cualitativo en donde los apliques.

Su tuviera que definir en una frase por qué son tan poderosos:

Unen las metas con las tareas necesarias para lograrlas a través de una medición precisa.

Cadencia

OKR’s son tácticos y estratégicos. Pero estos dos conceptos tienen timings distintos. La táctica cambia muy rápido, se adapta, pivota. La estratégia es a largo plazo frente a un porqué ambicioso. Por eso los OKR’s juegan con el ritmo:

• Cadencia estratégica para OKR de alto nivel a largo plazo, un año o más. Ejemplo: Como el actual CEO de Google convirtió a Chrome en el browser número 1

• Cadencia táctica a corto plazo, para equipos concretos. Trimestral o Semestrales.

• Cadencia operativa para el seguimiento de resultados e iniciativas para lograr OKR’s. De forma semanal.

Las dos últimas formas de revisión son las que nos llevan a otra de las cualidades. Su agilidad.

Son ágiles

Los OKR’s son ágiles, flexibles en la cantidad y la adaptabilidad. Su cadencia así lo permite, equivócate rápido para cambiar rápido. No pasa nada en cambiar de objetivo si sus resultados clave nos están diciendo que vamos en la dirección equivocada. Cámbialo, mídelo de forma distinta y continúa con iniciativas enfocadas que permitan esa medición.

Son ágiles en como impregnan a todos los equipos. Desde unidades, squads o a nivel individual.

Simplicidad

Una vez entiendes el concepto OKR, son simples. Fijarlos es rápido, todos los implicados son capaces de leerlos y entender su significado al momento, que implican y cómo conseguirlo. Esa simplicidad alinea a los individuos hacia una dirección común y genera esa pertenencia.

Comunicación y bidireccionalidad

Son down-top y top-down. La compañía establece los objetivos estratégicos focalizados en la misión y visión de la misma.

Los equipos definen los objetivos tácticos para alinear esa estrategia a largo plazo. Este acercamiento mejora el compromiso, todo el mundo entiende mejor la estrategia de la compañía, para bien o para mal, lo que alineará con tus valores, tendrás más claro si estás donde quieres estar.

Además esta forma de plantearlos hará que no se esté perdiendo tiempo subiendo o bajando objetivos de los equipos al management o viceversa. Todo está alineado en una dirección, la estrategia a largo plazo hacia una visión, hacia un porqué.

Transparencia

La función principal de los OKR es alinear objetivos a nivel global. Son públicos y todos tienen acceso a todos. Tanto a los globales como individuales. Esto hace que entre pares, haya sinergias que generen ayudas y colaboración. Entre departamentos, entre individuales, etc. Todos entienden hacia donde van, sus objetivos van en esa dirección y tu triunfo es el triunfo de todos. Generan alineación y escalabilidad.

• 🔺 Alineación : concentrarse en un pequeño conjunto de resultados, en un corto período de tiempo.
• 🔻 Escalabilidad : varios equipos pueden contribuir a los mismos OKR mediante objetivos en cascada. Esto es lo que hace que los OKR funcionen desde grandes compañías a objetivos personales.

⚔️ Producción vs Resultado

Los OKR’s se centran en definir que se quiere y como medir si lo has conseguido. No se centran en como vas a lograr hacerlo o cuanto has de producir para hacerlo, es indiferente, los resultados clave dirán la verdad sobre si tu decisión de como hacerlo es correcta.

Uno de los principales errores al definir resultados clave es centrarse en entregables, elementos tangibles. En general es mejor definir resultados clave que sean:

1. Menos prescriptivos, y
2. Más enfocado en el resultado.

Aunque puede haber ocasiones en las que tiene sentido centrarse en entregables concretos como:

• Sabemos que ese entregable es una clara medida de éxito
• Tenemos muy claro el camino a seguir para lograr un objetivo

Moonshots

La filosofía OKR te dice que si te marcas unos objetivos y logras el 100% significa que los has definido de forma incorrecta. Son demasiado fáciles.

Aquí entra lo que en Google llaman Moonshots. Objetivos suficientemente desafiantes como para hacer que el equipo se replantee su forma de trabajar. Son objetivos que sabes al 100% que no estás preparado para alcanzar, pero que fijándotelos lograrás un compromiso mayor y un mejor resultado que si fueras menos ambicioso.

Este tipo de objetivos, por norma general solo se alcanzan al 60-70%. Es importante tener un balance entre este tipo de objetivos y el resto.

Aquí hay que tener en cuenta uno de los anti patrones más comunes, unir OKR’s a compensaciones. Nadie va a arriesgar su compensación en objetivos en los que te quedes en un 60%-70%. Esop supone un 30% de pérdida.

🎽 Como creamos buenos objetivos en equipo

Tras 3 definiciones de OKR’s en el último año y medio, mucha lectura y búsqueda, el acercamiento que me parece más adecuado e interesate, es el siguiente:

1. 🎯 Objetivos — CEO/CTO, etc, esboza objetivos de alto nivel. Estos son principalmente cualitativos, no medibles y basados en temas que pueden abarcar periodos amplios, varios trimestres o semestres.
2. 📈 KRs — se crean algunos KRs iniciales de top-down, involucrando a los Team leads/Engineer Managers de los respectivos equipos. Esto es provisional y una base para empezar el trabajo en equipo.
3. 🔨 Iniciativas — se presenta la versión inicial de los OKRs al equipo. Las personas proponen iniciativas para lograr los KRs y ajustan los KRs durante el proceso.
4. 🔄 Iterar — Los KRs y las iniciativas se cuestionan y se buscan mejoras durante varias rondas.

Me gusta este acercamiento porque parte de la base que la visión estratégica a largo plazo da las bases para establecer tácticas a corto plazo, el equipo de Team Leads/Engineer Manager, que deben tener la foto a largo plazo, ayudan al equipo a entender esa visión y les dan unas herramientas base para que ellos decidan como proceder y con que KR’s se sienten más cómodos.

Consejos para definirlos

• 😎 Sencillos y fáciles de memorizar.
• 🎉 No deberían ser aburridos, obviamente deben ajustarse a una visión estratégica, pero hay formas de hacerlos interesantes y retadores.
• 📐 Separa las métricas de los KR’s de las iniciativas sobre las que medir esas métricas.
• ✍️ No te obsesiones con la formulación correcta — sí, los KRs deberían ser numéricos, pero realmente puedes escribirlos de la manera que prefieras, siempre y cuando midan el éxito. Mira tu KR y pregúntate ”¿estaría contento de lograr esto?” — si la respuesta es sí, entonces está bien.
• 🙋‍♂️ Evita los OKRs personales — si es tu primera vez, comienza con los OKRs de equipo. Los OKRs personales son complicados y también pueden salir muy mal si no sabes como gestionarlos. Aprenderás con el tiempo.
• 5️⃣ Máximo cinco — El número mágico para los OKRs. No más de 3-5 KRs para cada objetivo, y ten como máximo 5 objetivos para cada equipo.
• ⏱️ Limita el proceso en el tiempo — no pases un mes completo preparando OKRs trimestrales, dejando al equipo con poco tiempo para trabajar en ello. Hecho es mejor que perfecto.
• 🗓️ No asumas que solo trabajarás en OKRs — durante el período de OKR habrá problemas, mantenimiento y oportunidades inesperadas que querrás atender. Deja margen, define una capacidad realista para tu equipo en base a tu producto/proyecto.
• 👑 Necesitan un responsable — alguien debe ser responsable de todo el proceso de creación. Esta persona debería establecer reuniones y plazos, hacer seguimiento con la gente, y asegurarse de que todo se haga a tiempo.
• ⚖️ Regla del 70% vs 100% — hay consejos sobre la creación de objetivos ambiciosos que la gente está contenta de lograr al 70%, y también hay consejos sobre la creación de objetivos alcanzables al 100%. Dependerá de tu equipo y sus circunstancias, elijais lo que elijáis, el equipo será capaz de adaptarse.
• ➡️ Hacer seguimiento — revisa los OKRs regularmente: cada dos semanas o mensualmente como máximo.
• ❓ Una posible fórmula:
  • Que quiero lograr?
  • Cómo puedo comprobar que estoy lográndolo?
  • Que debo hacer para lograrlo?

Anti-patrones a evitar

Los OKR’s no son un checklist, si no los planteas para añadir valor en tu entorno, no tiene sentido usar el framework, dedicarle tiempo y recursos. Si los resultados claves van a medir actividad en lugar de valor, olvídalo.

No te pases estableciendo objetivos, como mencionaba en el apartado anterior, 5 es el máximo. La clave es que sean fáciles de recordar, pues garantizarán el foco.

Si no alineas los OKR con el resto de equipos, estás perdiendo el principal valor de los mismos. Llevar de la mano a distintos equipos hacia la consecución de un objetivo común.

Un OKR no es como una resolución de año nuevo. Se establecen para darles un seguimiento.

Separa los OKR de los bonus y los ascensos es crucial para permitir objetivos ambiciosos. Los OKR’s no serán suficientemente ambiciosos para generar un impacto y crecimiento si su resultado influye en cualquier compensación económica.

Otros frameworks

Para este artículo leí y busque mucha información. No solo para escribirlo sino para mejorar en mi forma de usar los OKR’s en el trabajo y a nivel personal. En esa búsqueda leí sobre otras dos alternativas:

💎GEMs

La separación entre KRs e iniciativas es tan importante que a menudo se cuestionan los OKR’s por no hacer foco en dicha diferencia.

Kathy Keating creó una alternativa llamada GEMs, que significa Goals, Measures y Experiments. Agregando las iniciativas bajo el nombre de Experiments.

🦥 SLOs

Los OKR se focalizan en objetivos para lograr algo nuevo. Pero tanto empresas como individuos tenemos cosas que nos gustan y queremos conservar.

Evitar retrocesos es tan importante como mejorar las cosas, y más complejo de seguir. Focalizarse en ciertas métricas puede perjudicar a otras.

Los SLO llenan ese agujero. Objetivos de Nivel de Servicio y aglutinan KPI’s que son importantes y los cuales queremos mantener estables.

Por ejemplo, Atlassian usa SLOs junto a sus OKR’s. OS dejo el link en el apartado de recursos.

Recursos

📚 Measure what matters

📑 How Atlassian works with OKRs and SLOs

📑 Get your OKRs out of my GEMs.

📑 OKRs at GitLab

📑 re:Work Guide: Set goals with OKRs

🗺 50 articles, books, and resources that will make you an OKR master in 2023